Klachtenregeling

1. Om te voldoen aan de Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS) en de Verordening Accountantsorganisaties (VAO), en om ervoor te zorgen dat zowel externe partijen als medewerkers en verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende schendingen van het kwaliteitsbeleid of het stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen of (mede) buiten ons kantoor kunnen melden, heeft weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen een klachtenregeling.
   Deze klachtenregeling zorgt ervoor dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en gedocumenteerd. Bovendien garandeert deze regeling dat vermeende schendingen waarover wordt geklaagd, snel worden afgehandeld door passende maatregelen te nemen wanneer een klacht     gegrond blijkt te zijn, met als doel herhaling te voorkomen.
   
2. De klachtenregeling wordt gepubliceerd op zowel onze website als in ons kwaliteitssysteem.
   
3. Het bestuur van weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen garandeert medewerkers die meldingen aan de kwaliteitsbepaler doorgeven op grond van deze klachtenregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het kantoor, dan wel zijn/haar carrière.
   
   Reikwijdte Deze klachtenregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
   
   
4. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen of haar medewerkers;
   
5. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen of haar medewerkers;
   
6. Alle werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen door medewerkers;
   
7. (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
   
8. Alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de kwaliteitsbepaler in aanmerking komen.
   
   Procedure
   
   
9. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klachtenregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsbepaler van weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen;
10. De melding onder deze regeling zowel door interne als externe personen vindt uitsluitend digitaal plaats via klachten@weact.nl.
11. De kwaliteitsbepaler bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De kwaliteitsbepaler informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk drie weken na de ontvangst van de melding.
12. De kwaliteitsbepaler informeert de melder uiterlijk na drie weken over de afhandeling van de melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de kwaliteitsbepaler de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
13. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving dan wel het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van weACT B.V. en al haar groepsmaatschappijen, worden in alle gevallen door de kwaliteitsbepaler afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
    
    Vertrouwelijkheid
14. De melding, de correspondentie hierover, de behandeling en vastlegging vinden plaats op basis van vertrouwelijkheid met betrekking tot de NAW-gegevens van de melder, tenzij de melder de kwaliteitsbepaler ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.